Современный мир насыщен технологиями для дома, спорта, жизни и, конечно, бизнеса. В последние годы удаленный и гибридный форматы работы вошли в нашу жизнь, и видеоконференции стали неотъемлемой частью коммуникаций в деловой среде.
Широкое распространение в бизнесе видеоконференции (ВКС) получили в 2020 году, когда COVID-19 заставил людей работать из дома. Вскоре начали появляться истории о неловком или неуместном поведении во время видеовстреч. Переходя в виртуальное пространство, многие забывают, что для него тоже существуют нормы поведения. Знание и применение их на практике являются важной частью успеха в современной рабочей среде.
В этой статье мы собрали советы по ВКС-этикету, которые помогут вам стать профессионалом в видеозвонках и избежать неприятных ситуаций.
Современные платформы видеоконференций и их возможности
Бизнес-сфера получила огромную выгоду от использования видеоконференций. Эффективная коммуникация между командами, сотрудниками и клиентами стала более доступной. Одним из главных преимуществ видеовстреч является возможность общения в режиме реального времени с людьми из разных частей света. Для деловой среды это важно, поскольку позволяет проводить виртуальные встречи, обсуждать стратегии и принимать решения, даже если участники находятся на разных континентах. Это существенно сокращает время, затрачиваемое на организацию совещаний, и обеспечивает оперативность принятия решений.
Важно, что видеоконференции существенно экономят время, которое раньше тратилось на поездки и перелеты. Сотрудники становятся более продуктивными, а компания может существенно сократить расходы на командировки, проживание и транспорт. Возможность проведения видеоконференций дает участникам большую гибкость в выборе времени для встреч, что особенно актуально для международных команд, сотрудники которых находятся в разных временных зонах.
Современные платформы для видеоконференций имеют ряд удобных и эффективных опций, которые предоставляют множество преимуществ в области бизнеса. Рассмотрим на примере платформы eXpress:
- создание мгновенных конференций в один клик прямо из чата;
- планирование конференций с созданием события в календаре участников;
- присоединение к конференции по гостевой ссылке без необходимости регистрации на платформе;
- чат-бот для напоминания о предстоящих конференциях;
- демонстрация экрана;
- запись звонка;
- поднятие руки;
- живые реакции на выступление;
- чат конференции с возможностью обменяться сообщениями.
О всех преимуществах и доступных возможностях платформы eXpress читайте здесь
Как вести себя во время видеоконференции
Виртуальная встреча по-прежнему остается встречей. Как и в реальной жизни, правила хорошего тона важны для всех ваших деловых встреч. Давайте рассмотрим, какие действия помогут сохранить профессионализм во время видеоконференций.
Подготовка к встрече
Прежде чем присоединиться к встрече, убедитесь, что ваше аудио и видео настроены правильно. Проведите тестирование интернет-соединения, чтобы избежать возможных проблем, слабый или неработающий интернет может стать раздражителем для всех участников. Сейчас существуют инструменты, с помощью которых можно предварительно проверить свое соединение и измерить скорость интернета.
Проблемы с технологиями могут задержать или сорвать совещание, поэтому необходимо убедиться, что все используемое оборудование для видеоконференцсвязи работает корректно.
Предлагаем использовать данный чек-лист перед важным видеосозвоном:
- проверьте свое программное обеспечение;
- проверьте качество гарнитуры и микрофона;
- проверьте скорость и стабильность интернет-соединения;
- убедитесь, что камера работает;
- запустите тест качества видео и звука;
- если нужны какие-либо приложения для звонка, убедитесь, что все включено и работает.
Одежда и внешний вид
Работая из дома, может возникнуть соблазн целый день не вылезать из любимой футболки, забывать расчесывать волосы или выглядеть неопрятно, но все же подумайте о том, как вы будете выглядеть в кадре. Надевать что-то модное совсем необязательно, но если вы участвуете в конференции, где требуется включение камеры, позаботьтесь о внешнем виде перед началом встречи, чтобы создать положительное впечатление.
Ваш выбор одежды определенно может повлиять на восприятие вас другими. Поэтому, если вы пытаетесь произвести впечатление на потенциального клиента или хотите, чтобы команда отнеслась к вам серьезно, обязательно оденьтесь соответствующе. Как пример, можно использовать мерч компании. Это стильно и в то же время выполняет роль скрытой рекламы (продакт плейсмент).
Этикет во время видеоконференции
Не опаздывайте. Это правила распространяется не только на очные встречи. Старайтесь подключиться к совещанию за несколько минут до его начала. Это время вы сможете использовать, чтобы устранить технические неполадки, возникающие в последнюю минуту или подготовить ссылки на документы, если они понадобятся во время звонка.
Если по какой-то причине вы опаздываете на созвон, обязательно сообщите команде, когда они могут вас ожидать. Уважайте время своих коллег и партнеров.
Представьтесь и поприветствуйте коллег перед началом встречи. Как и при личных встречах, важно в начале сказать «добрый день» или «здравствуйте», чтобы задать доброжелательный тон в самом начале. Не нужно каждый раз представлять участников, если созвон происходит внутри команды, и все друг друга знают. Если к звонку присоединился новичок, то потратьте время, чтобы представить себя и представить остальных, если вы являетесь организатором встречи. То же самое касается конференций с заказчиками и партнерами – здесь важно также обозначить свою должность и круг решаемых вами задач в контексте взаимодействия с ними.
Сохраняйте визуальный зрительный контакт. Зрительный контакт – важная часть нашего общения. Во время разговора смотрите прямо в объектив камеры, а не на экран, иначе создается впечатление, будто вы смотрите в сторону и не обращаете внимания на собеседника. Чтобы не забывать это правило, можно поместить что-нибудь над веб-камерой, например стикер как напоминание.
Не забывайте про звуки. Даже если вы не говорите, и вам кажется, что вокруг полная тишина, большинство микрофонов могут улавливать незначительные фоновые шумы, такие как кашель, чихание или набор текста. Эти звуки могут отвлекать других участников видеоконференции и даже вызывать раздражение. Также проследите, что звуковые сигналы на ваших устройствах отключены, не позволяйте уведомлениям от приложений прерывать вашу речь.
Не перебивайте других членов команды. Случайный разговор одновременно с другими участниками видеозвонка – распространенное явление. Такое может произойти по многим причинам, например различия в скорости интернета или трудности с распознаванием некоторых невербальных сигналов, которые мы можем уловить лично. Чтобы избегать заминок или наложения голоса, делайте небольшие паузы после того, как кто-то закончил говорить.
В случае если вы хотите взять слово или высказаться, то воспользуйтесь функцией «Поднять руку». Она позволит корректно уведомить других участников о вашем желании без прерывания текущего обсуждения.
При проведении собрания заранее можно попросить участников сигнализировать в чате, когда у них есть вопросы или желание высказаться, а затем в конце встречи пригласить их выступить.
Избегайте многозадачности. Вы же не будете проверять электронную почту, делать презентацию или перекусывать, находясь на очном совещании, – это невежливо по отношению к партнёрам. Видеоконференция не должна быть исключением. Как и при личной встрече, важно проявлять уважение к товарищам по команде, уделять им свое время и внимание во время созвона.
Расположите камеру правильно. История видеосовещаний знает курьезные случаи, когда участникам встречи приходилось наблюдать ноздри или декольте коллег. Настраивая камеру, убедитесь, что она находится на уровне глаз. Не надо размещать камеру слишком высоко, чтобы участники не смотрели на вас сверху вниз. В случае установки камеры слишком низко можно получить неудачные ракурсы.
Говорите четко. Четкая и понятная речь – важный элемент видеоконференций. Вы должны говорить так, чтобы другие участники могли уловить каждое ваше слово. Не тараторьте, пытайтесь снижать скорость речи, если от природы вы быстро говорите. Когда проводите презентацию, делайте паузу между слайдами, чтобы дать время участникам во всем разобраться и при необходимости задать вопросы.
Уважайте время своих коллег. Не тратьте время на длинные вступления, не занимайтесь саморекламой и не затягивайте свою речь. Подготовьте четкую повестку онлайн-встречи, чтобы она прошла максимально эффективно без «пустых» разговоров.
Попрощайтесь. Заканчивая встречу, поблагодарите всех участников за уделенное время и активное участие. Попрощайтесь с коллегами и не забудьте отключиться от видеоконференции, чтобы случайно не попасть в неловкую ситуацию.
Заключение
На заре адаптации к новым условиям работы и использованию ВКС мы часто сталкивались с неудачным опытом онлайн-встреч. Когда большинство из нас впервые перешли на удаленную работу, этикет видеоконференций еще не сложился, и курьезные ситуации можно было простить. Но теперь, когда гибридная и удаленная работа стали нормой, плохим видеоконференциям нет оправдания. Использование простых правил цифрового этикета может сделать видеосозвоны более ценными и эффективными.
Видеоконференции и встречи не исчезнут из нашей жизни в ближайшее время, поэтому организациям стоит вкладываться в новые технологии, которые улучшают качество ВКС, а участникам видеовстреч не стоит забывать, что соблюдение цифрового этикета – это личная ответственность каждого.
