В кейсе расскажем, как нам удалось выстроить единую систему коммуникаций в транспортной компании (один из лидеров транспортно-экспедиторских услуг) и наладить процесс между территориально удаленными подразделениями.
О проекте
Нашим партнером в данном проекте стала компания, входящая в топ российского рынка в сфере транспортно-экспедиторских услуг. Основная специализация – организация мультимодальных перевозок ценностей (драгоценных металлов и камней, банкнот, монет и ювелирных изделий).
Коммуникация в компании строилась с помощью корпоративной почты и публичных мессенджеров. Документооборот проходил через почту, оперативные вопросы решались в Telegram или Microsoft Teams. Разрозненность площадок вызывала сложность с их комбинацией, а также снижала скорость и эффективность коммуникации.
Какие цели и задачи перед нами стояли?
Цель проекта заключалась в достижении оперативной коммуникации внутри компании, ее филиалами и отдельными подразделениями, а также с внешними партнерами и контрагентами. Важные требования – внедрить сервис с высоким уровнем безопасности и заменить ненадежные западные аналоги.
Среди тактических задач мы выделили:
- снижение рисков утечки конфиденциальной информации через публичные мессенджеры;
- повышение уровня мобильности сотрудников компании;
- повышение скорости коммуникации (ответов на сообщения) и, следовательно, скорости принятия решений.
Как проходила реализация проекта?
Процесс запуска можно разделить на 3 основных этапа:
- Пилотное внедрение
- Тестирование
- Продуктивная эксплуатация
На этапе пилота специалисты eXpress отвечали за подключение заказчика к платформе. Со стороны партнера участвовали сотрудники ИТ-департамента и службы информационной безопасности. Они отвечали за выделение серверных мощностей, открытие сети и подготовку инфраструктуры для развертывания.
Тестовый период системы коммуникаций занял всего 3 месяца. За это время не возникло серьезных сбоев или багов. После чего пилот был переведен в рабочую версию.
Итог реализации
Сейчас к eXpress подключены все сотрудники компании-заказчика. Нам удалось решить проблему разрозненности каналов коммуникаций как внутри компании, так и внешне. Теперь на единой платформе пользователям доступны функции мессенджинга, голосовых звонков, видеоконференций, а также сервис для передачи файлов.
Чаще всего сотрудники транспортной компании используют мессенджинг и обмен файлам. Это стандартные функции, которые упрощают рабочий процесс.
Согласно проведенному опросу среди пользователей eXpress мы выявили, что скорость коммуникации значительно выросла, и соответственно, скорость принятия решений тоже.
Корпоративный мессенджер стал для сотрудников простым и привычным решением. Пользователи отметили удобство, функциональность, стабильность и безопасность обмена сообщениями и документами.
Сейчас в планах развивать следующие направления:
- Увеличение уровня мобильности сотрудников
- Использование чат-ботов для взаимодействия с информационными системами заказчика
- Расширение возможностей видеоконференцсвязи
